Ответственность руководителя и последствия для организации

В соответствии со статьей 17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, установленные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом России 6 октября 2000 года, а также «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года (в редакции изменений и дополнений).

В частности, сроки хранения в отношении отдельных первичных документов определены следующие:

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в т.ч. кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др., включая унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года) — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (пункт 150 Перечня);

документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (пункт 151 Перечня);

лицевые счета работников — 75 лет (пункт 153 Перечня);

документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (пункт 155 Перечня);

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (пункт 155 Перечня);

документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (пункт 166 Перечня);

документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — 5 лет (пункт 167 Перечня).

Согласно же требованиям подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода, то можно считать, что и в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия (выемки)

При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 года № 105 (далее по тексту — Положение о документообороте), ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года № 28.

Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В соответствии с разделом 6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки же строгой отчетности хранятся в сейфах или металлических шкафах.

До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках. Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.

Ежемесячно по итогам оформления регистров учета, документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера.

В отдельных случаях первичных учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных документов, в частности, руководствуются статьями 93-94 НК РФ и Инструкцией Минфина РФ от 26 июля 1991 года № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.

Порядок расследования причин пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов и документального оформления

В случае пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте должен назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи (утраты, гибели). Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов или государственного пожарного надзора. При этом, если соответствующие должностные лица привлечены не будут или органы МВД или пожарные службы не будут поставлены в известность, то в последующем организации будет нелегко разрешить проблему причин пропажи или гибели документов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации и согласуется (представляется на рассмотрение) с представителями уполномоченных органов.

После установления причин утраты или гибели документов в известность должны быть поставлены, в том числе, и налоговые органы.

Если организация обоснует причину потери документов, то с налоговыми органами может быть решен вопрос о непроведении проверок за период, за который утрачены оправдательные документы, а объекты налогообложения могут быть определены согласно представленной организацией отчетности.

В противном случае перед организацией встанет проблема восстановления документов. Такое восстановление может быть произведено через испрашивание у банков, продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми организация имела отношения в ревизуемый период копий документов.

Ответственность за отсутствие первичных учетных документов

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение той или иной хозяйственной операции, согласно статье 120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которые к организации могут быть применены следующие санкции:

если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере пяти тысяч рублей (пункт 1 статьи 120 НК РФ);

если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере пятнадцати тысяч рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ);

если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

При этом следует учитывать, что Определением Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 года № 6-О ответственность согласно пунктам 1 и 3 статьи 120 НК РФ не может применяться одновременно.

К налоговой ответственности организации могут быть привлечены, в том числе, и в том случае, когда ими документы были переданы третьим лицам (например, юридическим консультациям) (см. письмо Департамента налоговой политики Минфина РФ от 18 марта 1999 года № 04-02-05/6).

В бухгалтерском учете суммы налоговых санкций, наложенных на организации за отсутствие первичных учетных документов, отражаются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

По фактам наложения на организацию налоговых санкций руководитель организации вправе назначать административные расследования с выявлением обстоятельств утраты (уничтожения, гибели) первичных учетных документов и установлением виновных лиц.

По результатам расследования виновные лица могут быть привлечены к материальной ответственности. При этом к ограниченной материальной ответственности в размере среднемесячного заработка виновное лицо (зачастую это непосредственно главный бухгалтер или бухгалтер, ответственный за хранение документов) может быть привлечено распоряжением руководителя (статья 122, пункт 3 статьи 124 КЗоТ РФ). К ответственности, превышающей среднемесячную заработную плату, виновное лицо может быть привлечено только по решению суда на основании мотивированного иска организации (статья 122 КЗоТ РФ).

Если организация является государственной или муниципальной, то к возмещению штрафных санкций в связи с привлечением ее к налоговой ответственности, может быть привлечен и сам ее руководитель. В этом случае расследование проводится вышестоящей организацией, и для производства удержаний необходим приказ (распоряжение) именно вышестоящей организации. Если ущерб в связи с привлечением к налоговой ответственности составляет свыше среднемесячного заработка руководителя, вышестоящая организация также должна обратиться с иском в суд. В ряде случаев для привлечения должностных лиц к ответственности заявление в суд направляет прокурор (см. статью 122 КЗоТ РФ).

Отдельная ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности первичных учетных документов установлена также статьей 21 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации от 7 июля 1993 года № 5341-1, согласно которой должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Так, в соответствии с распоряжением мэра г.Москвы от 19 октября 1993 года № 595-РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу» за утрату дел постоянного и долговременного хранения (гибель документов вследствие грубого нарушения правил их хранения, незаконное уничтожение документов) на организацию налагается штраф в размере до 70 минимальных размеров оплаты труда. Такой же штраф налагается за нанесение документам постоянного долговременного хранения неисправимых повреждений в результате повреждения документов огнем, затопления помещений, плесенью и т.п.). Напоминаем, что 1 июля 2002 г. вступил в силу Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, принятый Федеральным законом Российской Федерации 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ.

В соответствии со статьей 15.11 «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и предоставление бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда». При этом «под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

- искажения сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

- искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов».